Задачи и проекты в Битрикс24: канбан, шаблоны, регулярные задачи и сроки

В задачах Битрикс24 три доски похожи на канбан, и перетаскивание карточки на каждой значит своё. На одной оно переносит крайний срок, на другой не меняет ничего, а третья общая для всего проекта. Рядом с ними шаблоны, регулярные задачи и счётчик эффективности, который считает только просрочки.

Ниже — как всё это устроено и где легко ошибиться. Как формулировать саму задачу и кого назначать исполнителем, мы разбирали отдельно, в минимальном стандарте для команды.

💬 Задача теперь — это чат

В облачном Битрикс24 карточка задачи с конца 2025 года устроена по-новому: слева сама задача, справа её чат. Комментариев больше нет, их роль взяли сообщения в чате. Старые комментарии сохранились в чате задачи, но только для чтения.

Карточка собрана из блоков: описание, участники, файлы, чек-листы, результаты. При быстром создании заполняют только нужное, например описание, срок, исполнителя и чек-лист, а остальные блоки скрыты. В блоке «Результаты» хранят итоговые и промежуточные результаты, чтобы они не терялись в переписке.

Все чаты задач собраны в раздел «Чаты задач», он открывается и из задач, и из мессенджера. Статус задачи виден по цвету аватара: синий — в работе, красный — просрочена, серый — отложена, зелёный — завершена.

Роли прежние. Постановщик ставит задачу и принимает результат, исполнитель отвечает за выполнение в срок, соисполнители делают часть работы, наблюдатели следят за ходом. От роли зависят уведомления: исполнитель и соисполнители получают все изменения, постановщик — важные события, наблюдатель — смену статуса.

Новая задача сразу получает срок — пять рабочих дней. Поэтому срок появляется и у задачи, которой его никто не ставил.

Шесть способов посмотреть на задачи проекта

В проекте одни и те же задачи открываются в шести представлениях:

• Список — больше всего сведений о каждой задаче, с сортировкой;
• Сроки — задачи разложены по крайним срокам;
• Мой план — личная доска со своими стадиями;
• Канбан — общая доска проекта;
• Гант — задачи на календарной сетке, со связями между ними;
• Календарь — сроки и загрузка сотрудников.

Три из них — «Сроки», «Мой план» и «Канбан» — выглядят одинаково: колонки и карточки.

🗂 Три доски, которые ведут себя по-разному

«Сроки» переносят крайний срок. Колонки здесь задаёт сама система: «Просрочены», «На сегодня», «На этой неделе», «На следующей неделе», «Без срока», «Больше двух недель», «Завершены». Перетащили задачу в другую колонку — поменялся срок. Например, при переносе в «На следующей неделе» он встаёт на последний рабочий день недели, при пятидневке — на пятницу.

«Мой план» не меняет ничего. Это личная доска: стадии, которые вы создали, видите только вы, у каждого сотрудника свои колонки. Сначала их две, «Не спланированы» и «Сделаю на следующей неделе», дальше можно завести свои — по видам работ, этапам или отделам. Перемещение задачи по стадиям на сроки не влияет.

Канбан проекта общий. Стадии видят все участники, по умолчанию их три: «Новые», «Выполняются», «Сделаны». Создавать и редактировать стадии могут только руководитель проекта и администратор Битрикс24. Задачу можно поставить прямо с доски и двигать между колонками.

Три доски в задачах: в «Сроках» колонка и есть крайний срок, стадии «Моего плана» видите только вы, стадии канбана проекта общие для всех участников.

Отсюда три правила:

• ✅ Планируйте свою неделю в «Моём плане»: коллеги ваших колонок не увидят, а сроки не сдвинутся.
• ✅ Договоритесь в проекте, что значит каждая стадия канбана, пока задач на доске мало: поменять стадии потом смогут только руководитель проекта и администратор.
• ❌ Не раскладывайте задачи по «Срокам», чтобы навести порядок: каждое перетаскивание ставит задаче новый крайний срок.

Диаграмма Ганта: когда важен порядок

На диаграмме Ганта задача — это блок на календарной сетке от даты начала до даты завершения. Красная вертикальная линия отмечает крайний срок, просроченные задачи подсвечиваются красным. Даты меняют, растягивая края блока.

Главное в Ганте — связи между задачами. Например, связь «финиш — старт»: если дата завершения первой задачи сдвигается, начало зависимой сдвигается на столько же. Порядок работ сохраняется, даже когда меняются даты.

Связь «финиш — старт»: первая задача закончилась на два дня позже, и вторая на два дня позже начнётся.

Это инструмент для работ, где этапы идут строго друг за другом, как в строительстве или разработке. Для потока мелких поручений он избыточен, там хватит «Сроков».

Шаблоны: типовая задача без набора с нуля

Шаблон хранит то, что в типовой задаче повторяется: описание, срок, исполнителя, чек-лист и дополнительные параметры. Создают его в разделе Задачи и проекты → Ещё → Шаблоны → Создать. По умолчанию шаблоны может создавать любой сотрудник, но права можно ограничить. С полным доступом шаблон редактируют и удаляют, с доступом на чтение — смотрят и ставят по нему задачи.

Срок в шаблоне задаётся не датой, а промежутком: через какое время после создания задача должна быть завершена. Справка Битрикс24 приводит примеры: два дня на задачу по адаптации, три дня на подготовку договора.

К шаблону можно привязать подшаблоны. Когда вы ставите задачу по такому шаблону, Битрикс24 предложит сразу создать и подзадачи. Их можно поставить и вручную, по одной, из списка шаблонов.

Отдельная опция — «Задача для нового сотрудника». По такому шаблону задача создаётся сама для каждого нового сотрудника, и он же становится исполнителем. Так удобно вести адаптацию: подписать документы, выдать технику, завести почту — всё одним чек-листом.

Поставить задачу по шаблону можно четырьмя способами: в разделе «Задачи и проекты» через стрелку у кнопки «Создать» и пункт «Задачу по шаблону», в новой задаче через блок «Шаблоны», в существующей через меню «Создать задачу из шаблона» или прямо из списка шаблонов.

🔁 Регулярные задачи

Регулярная задача создаётся сама по расписанию. Сделать её можно из карточки обычной задачи или через шаблон.

Повторять можно:

• каждый день или раз в несколько дней;
• по выбранным дням недели;
• раз в месяц — по числу или по дню недели;
• раз в год — по дате или по дню недели.

Ещё задают дату начала, время создания новой задачи и условие окончания: вручную, после заданного числа повторов или в определённую дату. Для ежедневного повтора отдельно решают, создавать ли задачи в выходные и праздники.

Регулярная задача по шаблону: расписание создаёт новые задачи, и срок у каждой отсчитывается от её создания.

Регулярную задачу нельзя сделать из шаблона с опцией «Задача для нового сотрудника». На бесплатном тарифе регулярность работает только в первой сотне задач, об этом ниже.

Сроки и эффективность

Крайний срок может перенести постановщик, а исполнитель — только если это разрешено в задаче. Если включить пропуск выходных, срок, выпавший на выходной, сам переедет на ближайший рабочий день.

Опция «Проконтролировать задачу после завершения» оставляет последнее слово за постановщиком: он принимает работу или возвращает её на доработку.

Со сроками связана эффективность — счётчик в разделе Задачи и проекты → Эффективность. Формула такая:

Эффективность = 100 − (замечания ÷ задачи в работе за период) × 100

Замечание — это задача с нарушенным крайним сроком. Если задачу просрочили дважды, это два замечания. Просроченная задача, которую не завершили и срок которой не продлили, переходит в следующий период. Учитываются задачи, где сотрудник исполнитель или соисполнитель. Задачи, которые он поставил сам себе, в расчёт не идут.

Пример: за месяц у сотрудника 20 задач в работе, две из них просрочены по разу. Эффективность — 100 − (2 ÷ 20) × 100 = 90%.

Эффективность считает только сроки. Задача, сданная вовремя, но сделанная плохо, её не снижает: качество проверяет постановщик при приёмке. Руководитель видит показатели подчинённых в разделе «Руковожу».

📌 Важно: бесплатный тариф

На бесплатном тарифе большая часть возможностей задач доступна только в первой сотне, причём в счёт идут и задачи, и подзадачи. Начиная со сто первой для новых задач отключаются:

• соисполнители и наблюдатели;
• делегирование;
• «Проконтролировать задачу после завершения»;
• регулярность;
• шаблоны с подзадачами;
• раздел «Руковожу»;
• статистика в «Эффективности».

Задачи, созданные раньше, сохраняют все возможности. Удаление старых задач доступ не вернёт. Учёт времени на бесплатном тарифе не включается вовсе, сколько бы задач ни было.

Коротко о частом

Откуда у задачи срок, если я его не ставил? В новой карточке задача создаётся со сроком в пять рабочих дней.

Куда делись комментарии? Их заменил чат задачи. Старые комментарии остались, их можно читать.

Почему у задачи сменился срок, когда я переложил её на доске? Вы двигали её в режиме «Сроки»: там колонка и есть срок. Для личного планирования есть «Мой план».

Кто может поменять стадии канбана в проекте? Только руководитель проекта и администратор Битрикс24.

У сотрудника эффективность 100%. Значит, всё сделано? Нет. Эффективность считает только просрочки: если сроки не нарушены, показатель равен 100%.

Своими схемами досок, шаблонов и регулярных задач делитесь на форуме клуба, в разделе «Задачи».

Материал подготовлен редакцией CRM Club. Устройство новой карточки задачи, представления задач в проекте, режимы «Сроки» и «Мой план», канбан проекта, диаграмма Ганта, шаблоны, регулярные задачи, формула эффективности и ограничения бесплатного тарифа сверены со справкой Битрикс24 06.10.2026. Условия относятся к облачной версии, часть возможностей зависит от тарифа.