Как работает поиск и обработка дубликатов для уже существующих сущностей?

Для того, чтобы выполнить поиск среди существующих сущностей перейдите на страницу списка элементов и выберите в меню настроек пункт "Контроль дубликатов".



После чего будет открыта страница, на которой и будет производиться работа с дубликатами:



Поиск дубликатов доступен для лидов, контактов и компаний.

Как работает поиск дубликатов?

 На странице контроля дублей вы можете выбрать поля, по которым будет выполнен поиск. Среди контактов дубли проверяются по ФИО, телефону и E-mail, среди компаний дубликаты можно найти по названию компании, телефону и E-mail. 



Так как лид - это потенциальный клиент, который может выступать и как физическое лицо – контакт и как юридическое лицо – компания, то здесь мы предлагаем сразу выбрать по какому принципу вы желаете искать дубли. Если вы работаете с лидами только как с контактами, то укажите ФИО, если как с компаниями, то выберите название компании. Если возможны оба варианта, то можно отдельно поработать с дублями по контактному лицу, а затем отдельно выполнить поиск по названию компании. 

Важно, каждый сотрудник может запустить поиск только среди своих сущностей (среди тех, к которым имеет доступ на просмотр или редактирование). 

После того, как будет выполнен поиск дубликатов, вы увидите список, где будут представлены все задублированные сущности.
Список построен с учетом некоторых параметров, которые выявляют главную сущность, а к ней уже предлагают возможные дубли. 

Первая, главная сущность определяется не случайно, система проверяет сразу несколько параметров для ее выявления: 

- индекс цитируемости - как часто менеджер работает с этим элементом, сколько связей с другими сущностями, сделками, делами, счетами, предложениями. 
- дата изменения - та сущность, с которой работали совсем недавно, считается более актуальной нежели другие. 
- наполненность карточки – тоже немаловажный критерий, ведь среди двух контактов, у одного из которых заполнено только ФИО, а другого полная карточка, второй явно будет важнее. 
- права доступа – этот параметр влияет на порядок данных. Те сущности, которые доступны пользователю только для просмотра, будут отображаться в конце списка, так как объединить их все равно нельзя. 

Как происходит объединение дубликатов?

Обратите внимание, процесс объединения пока необратим. В результате объединения могут быть изменены права доступа, часть информации, такая как история, события ленты, список товаров могут быть удалены, так как основной информацией являются данные в главной сущности.

Итак, в списке имеется главная сущность и возможные к ней дубли. Внизу группы дубликатов вы увидите две кнопки:

1. Объединить - используется для переноса данных из дубля в главную сущность.
   
2. Пропустить - используется для отметки выбранных сущностей как не дубли. В этом случае, именно эти выбранные сущности по этим конкретным полям не будут больше предложены как возможные дубли. Но обратите внимание, что ниже по списку этот же элемент может быть представлен как дубль к другой сущности.
   

Если вы уверены, что элементы являются дубликатами и хотите объединить их в одну сущность, то выделите их и нажмите "Объединить".

Что происходит при объединении дубликатов?

При объединении, все данные будут сливаться в главную сущность, при этом множественные поля будут просто дополняться, пустые поля будут заполнены данными с дубля, а вот те поля, которые заполнены и в главной сущности и в дубле не будут объединены. 

Т.е. если есть обычное, не множественное поле и оно заполнено в главной сущности, то в конечном результате, после объединения, именно это значение и будет сохранено. В этом случае лучше сравнить сущности межу собой перед объединением, чтобы случайно не удалить важную информацию. 

Все привязки к сделкам, счетам, делам, задачам, будут автоматически изменены. Если раньше сделка была связана с дублем, то после объединения в ней будет ссылка на главную сущность, в которую был слит этот дубль. 

События живой ленты о создании нового дела, счета и т.д. перенесены в главную сущность не будут. 

Права доступа после объединения остаются только у главной сущности, так как все дубли будут просто удалены (пока нет их восстановления). Но если в результате объединения кто-то из менеджеров может потерять доступ к своему контакту, то перед объединением вам будет показано предупреждение. 

Так как данные постоянно меняются: кто-то создает новые, кто-то удаляет или объединяет свои дубли, рекомендуем при каждом обращении к списку дублей обновлять его по кнопке «Обновить список».



Важно,  контроль дубликатов не будет доступен, если у сотрудника нет прав на удаление сущностей.