В большой компании, клиентская база которой насчитывает не одну сотню лидов, рано или поздно начинаются проблемы с хранением и обработкой данных из CRM. А ведь эти данные – одна из главных составляющих продуктивности работы менеджера по продажам. Они затрагивают как «холодные» звонки и рассылки, так и процесс коммуникации с постоянными клиентами. Чтобы избежать хаоса в накопившейся по всем лидам информации, нужно обратить внимание на, казалось бы, очевидные, но все же часто возникающие ошибки.
1. Некорректное введение данных
Если менеджер заносит информацию в CRM вручную, он может допустить две ошибки. Первая – это банальная опечатка. Пропустив одну цифру в номере телефона можно потерять контакт навсегда. Неправильное написание название организации или имен контактных лиц менее фатально, но может привести к путанице и появлению дублирующих записей.
Вторая ошибка – заполнение клиентских карточек не по общему шаблону. Возможно, для конкретного менеджера нет разницы между записью «Петрова Е.Н.» и «Петрова Елена Николаевна». Для CRM же разница принципиальна. Проявляется она, например, при отправке автоматических рассылок. Помимо имен, корректного заполнения требуют и другие поля (определитесь, писать ли «ОАО» или «открытое акционерное общество»)
Как избежать?
Введите стандарты ведения записей лидов. Просите сотрудников перепроверять данные после занесения в базу.
2. Дубли контактов
Вам когда-нибудь звонили из одной и той же компании с одним и тем же предложением по десять и более раз? Такие звонки не несут ничего, кроме раздражения и траты времени. Убедитесь, что ваши клиенты не попадут в такую ситуацию, проведите чистку базы от одинаковых контактов под разными именами.
Как избежать?
Для поиска дубликатов сущностей в CRM Битрикс24 есть специальный функционал. С его помощью вы можете отфильтровать контакты по ФИО (или названию организации), номеру телефона или email. Записи-дубликаты можно сразу объединить с главной записью.
3. Устаревшая или неполная информация
Чем больше менеджер знает о лиде, тем вероятнее успешный исход коммуникации с ним. Незаполненные или неправильно заполненные поля карточки можно и нужно восстанавливать. Кроме того, необходимо следить за актуальностью телефонных номеров контактов.
Как избежать?
Используйте для актуализации базы открытые источники информации или специальные инструменты CRM. В Битрикс24 для этого есть чат-бот «Проверка контрагента». По номеру ИНН или ОГРН она найдет для вас подробную информацию об организации. В качестве источника бот использует официальные данные Федеральной Налоговой Службы.