С использованием универсальных списков в «Битрикс24» можно вести учет рекламных материалов, составить реестр сертификатов, перечень корпоративных книг - в общем, подготовить списки любых объектов. 

В чем отличие от обычного списка, который можно подготовить, скажем, в Excel?

В «Битрикс24» такие списки могут обновлять несколько сотрудников. Права доступа к ним распределяете вы сами (некоторые сотрудники смогут только просматривать, кто-то - вносить изменения, а кому-то можно совсем закрыть доступ). 

В списках «Битрикс24» может храниться самая разная информация: обычные текстовые названия, описания, даты или, к примеру,  файлы (это может быть макет рекламной листовки или скан-копия документа). 

Некоторые данные в списках могут заполняться автоматически: имя сотрудника, который добавил элемент в список или изменил его, дата изменения и т.д.

Кроме того, в Битрикс24 вы можете автоматически запускать выполнение различных действий с элементами списка с помощью Бизнес-процессов. 

Например: у вас есть перечень рекламных материалов, менеджер по рекламе вносит изменение и отмечает, что забрал пачку листовок со склада и уменьшает количество листовок в списке материалов на 1000. В это время всем сотрудникам отдела рекламы, которые работают с этими материалами, автоматически уходит уведомление о том, что листовок теперь на 1000 меньше.    

Это всего лишь один из сотни возможных вариантов автоматических действий. И в данном примере большую часть процессов, связанных с учетом рекламных материалов, можно автоматизировать.  

Как создать список (на примере учета рекламных материалов) 

Список можно создать отдельно, можно внутри рабочей группы. Если список создан отдельно, права доступа регулируются в настройках списка (чтобы открыть доступ сотрудникам, это нужно настроить дополнительно). Если список создан внутри группы, то по-умолчанию права доступа будут такие, как задано в группе (все члены рабочей группу будут иметь доступ на просмотр этого списка). 

Рассмотрим пример без рабочей группы. В разделе Компания > Списки нажимаем «Создать список» и заполняем основные данные: 





1 - Название показывается в общем перечне (Компания > Списки) 

2 - Описание нужно для ваших сотрудников, чтобы все понимали, для чего предназначен этот список. 

3 - Если вы планируете автоматизировать работу с рекламными материалами, оставьте галку "Включить поддержку бизнес-процессов". Если нет, можете убрать ее. В любом случае, вы всегда сможете ее вернуть. 

Для того чтобы в процессе работы с рекламными материалами всем сотрудникам было удобно добавлять новые элементы, лучше так и назвать их - материалы (это настраивается на вкладке Подписи): 





В настройке прав доступа выберем всех сотрудников отдела рекламы:



и дадим им право на изменение с ограничениями (это означает, что сотрудники отдела рекламы смогут вносить изменения в список, но не смогут удалить его элементы). 



Сохраняем изменения. 

В списке мы видим новый блок - «Рекламные материалы».



Теперь нужно определить, какая информация о рекламных материалах нам нужна в этом списке. Откроем снова наш список, перейдем в его настройках к полям списка: 





Здесь уже есть первое поле - Название. Его нельзя удалить, т.к. оно обязательное для любого списка, но можно изменить название. В нашем примере заменим его на «Название рекламного носителя». Для этого можно кликнуть по названию или два раза кликнуть по любому месту в этом поле или открыть левым кликом мышки меню в иконке слева. Меняем название и сохраняем. 





Нам важно учитывать количество материалов на складах в двух офисах - в Москве и в Санкт-Петербурге. Добавим поле «Количество на складе в Москве», тип поля выберем «число»: 





1 - Сортировка влияет на то, в каком порядке будет показана эта информация в списке. Чем меньше значение, тем выше в списке будет поле. Это можно настроить позже, когда вы добавите все нужные поля. 

2 и 3 - Вы можете отметить, запрашивать у сотрудников эти данные при добавлении нового материала в список или нет. Точно также при изменении записи о рекламном материале. В нашем примере нужно уточнять количество на складе и при создании, и при изменении, поэтому обе галки оставляем. 

Такое же поле выберем для склада в Санкт-Петербурге. 

Нам важно знать, кто из сотрудников добавляет рекламные материалы в список и когда это происходит. Точно также с изменениями. Для этого добавим поле «Кем создано» с аналогичным типом «Кем создан»:



и «Дата создания» с точно таким же типом («Дата создания»). Таким же образом создаем поля «Кем изменен» и «Дата изменения». 

Обратите внимание, что здесь мы снимаем галки с полей «Показывать в форме добавления» и «Показывать в форме редактирования». Это значит, что при добавлении в список рекламного материала эти поля не будут показываться и перегружать форму, но информация о том, кто и когда добавил материал, сохранится автоматически. 

Итак, основные настройки списка рекламных материалов выполнены. Можно добавлять материалы. Чтобы это сделать сотруднику нужно зайти в раздел Компания > Списки > Рекламные материалы и нажать кнопку "Добавить материал":



Заполняем название и количество на складах. Данные о том, кто добавил листовки в список и когда, добавятся автоматически: 



Каждый сотрудник (у которого есть доступ к этому списку) может настроить для себя вид (то, как будет показываться список рекламных материалов в таблице):



Вы можете добавлять свои поля в список, а в будущем настроить автоматическую рассылку уведомлений об изменениях в списке материалов с помощьюБизнес-процессов в Битрикс24.