Битрикс24 – платформа, объединяющая всех сотрудников компании. Для быстрого и удобного общения на ней предусмотрен общий чат и возможность создавать отдельные беседы на несколько человек. Чтобы общение шло в пользу, а не во вред рабочим делам, стоит придерживаться определенных правил.
Что нужно делать
1. Используйте общий чат для важных сообщений, которые должны быть видны всем сотрудникам. Поздравления и прочие нерабочие вопросы к таким сообщениям н относятся. Личным моментам – личные сообщения.
2. Для разных отделов, проектных групп и просто масштабных задач создавайте отдельные чаты. Так информация не будет смешиваться и путать сотрудников. Научите ответственных менеджеров и отделов создавать новые чаты и подгруппы, чтобы процесс шел легче.
3. Если необходимо постоянно поддерживать связь с клиентами, используйте специальные чаты. В системе предусмотрена регистрация внешних пользователей.
4. Своевременно сохраняйте важную информацию, размещая её в живой ленте или создавая новые задачи. Это экономит время, а также позволяет увидеть обсуждение тем, кто не успел его вовремя прочитать.
5. Используйте упоминания. Чтобы обратить внимание конкретного сотрудника на сообщение, просто наберите «+» и первые буквы фамилии. Дальше система выдаст вам подсказку.
Чего делать не нужно
1. Чат не должен отвлекать сотрудников от работы. Поэтому не пишите в общий чат по мелочам, не касающимся всего штата компании. Кроме того, когда в чате нет лишних сообщений, становится легче искать в его истории нужную информацию.
2. Не пишите в общий чат по личным вопросам. Это со временем начнет всех раздражать. Оффтоп и дружеские беседы на отвлеченные темы, конечно, сплачивают коллектив. Но для эго лучше использовать специальную ветку или личные сообщения.
3. Не используйте общий чат для постановки задач. Вероятность того, что она не потеряется и не забудется, стремится к нулю. В Битрикс 24 есть удобный менеджер задач, в котором предусмотрена функция обсуждения.
4. Данный пункт сам собой следует из предыдущего. Не заменяйте общим чатом переписки по задачам и проектам. Это затрудняет поиск информации. Кроме того, активная переписка в чате заставляет многих сотрудников пропускать её «мимо ушей».
5. Называйте чаты по конкретной их теме, чтобы у коллег не возникало путаницы. Лишние сущности лучше не плодить – у каждого обсуждения должны быть конкретный предмет и цели.
