Многозадачность, multitasking, умение делать несколько дел одновременно – в том или ином виде способность планировать, приоритезировать и последовательно решать задачи встречается в описании большинства вакансий. А если у вас свой бизнес или вы занимаетесь удаленной работой, ведя одновременно несколько разных проектов, способность планировать задачи становится критичной.
В связи с этим вокруг таск-менеджмента появилось много методологий, советов, тренеров по личной эффективности, программ и приложений. Мы собрали самые интересные, на наш взгляд, способы структурировать задачи, а также истории людей, которые сумели победить хаос в работе, в жизни и в голове.
Советы для начинающих
Допустим, самое большое ваше достижение в планировании задач - список дел в блокноте и задачи на стикерах, расклеенные по всему монитору. Скорее всего, вы составили список дел неделю назад и постоянно забываете добавить в него новые задачи (хотя вычеркиваете выполненные дела, ведь это самое приятное в планировании). Стикеры давно выпали из поля зрения или висят немым укором.
С чего начать новую жизнь?
Уж точно не с понедельника (если только сегодня не понедельник). Начните прямо сейчас. Поставьте себе первую задачу – составление списка задач на день и на ближайшую неделю. Выделите на это дело полчаса, и пусть весь мир подождет.
Если вы считаете, что у вас сейчас нет получаса, чтобы составить план действий, вспомните, сколько вы тратите на прокрастинацию, собирая в кучу мысли и пытаясь лавировать в хаосе из задач.
Мы предлагаем для начала выписать все задачи в столбик и для каждой определить срочность и важность. Такой принцип в свое время исповедовал американский генерал Дуайт Эйзенхауэр для быстрого принятия решений. Он предлагал делить все задачи на 4 категории и выполнять в порядке очередности:
Срочные дела записываем в план на сегодня в порядке убывания важности. Как определить важность задачи? Нужно оценить влияние этой задачи на общий (финансовый) результат – лично ваш или компании. Понять, повлияет ли ваша прокрастинация по этой задаче на других людей и их рабочий процесс. И, наконец, решить, насколько «незавершенный гештальт» по данной задаче будет мешать вам делать другие дела.
Менее срочные и менее важные дела расписываем на неделю. Не стоит забывать о том, что бывают задачи важные, но не срочные, которые постоянно откладываются, и в один прекрасный день превращаются в невыполнимый дедлайн. Запланируйте выполнение таких дел заранее, даже если вам кажется, что это не обязательно.
Оставьте в вашем недельном расписании место и время для внезапно возникающих срочных и важных дел. Если появляется свободное время, выполняйте не срочные и наименее важные задачи.
А теперь съешьте лягушку!
Как сказал когда-то Марк Твен, «если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». Ведь худшее уже позади. Не поддавайтесь искушению с утра начать с простенькой задачки «для раскачки» - беритесь сразу за «лягушку», то есть самое сложное и самое важное дело.
Главное правило «поедания лягушек»: если у вас есть несколько важных задач, беритесь сразу за самую неприятную. Этот и другие принципы эффективности рассказывает специалист по тайм-менеджменту Брайан Трейси в своей книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».
«Вы сами завалили себя с головой, потому что не делаете различия между существенными и второстепенными делами, хуже того - медлите браться именно за то, что имеет принципиальное значение. Вас всякий раз останавливает первый шаг: научитесь пересиливать себя - и жизнь изменится», - говорит Брайан Трейси в аннотации к своей книге.
Держите руку на пульсе
Недостаточно просто один раз в неделю сесть и составить план действий. Если задач много, постоянно появляются новые, вам потребуется ежедневный и еженедельный обзор. Ежедневный обзор лучше проводить вечером, планируя дела на следующий рабочий день, еженедельный - в конце недели.
Консультант по личной эффективности, бывший руководитель отдела разработки IT-департамента «Лаборатории Касперского» Максим Дорофеев предлагает задавать себе ряд вопросов во время каждого обзора.
Список вопросов к ежедневному обзору
1. Посмотрите задачи, выполненные сегодня. Не забыли ли вы внести в список следующие шаги?
2. Посмотрите запланированные на сегодня, но не выполненные задачи. Надо ли вам в связи с этим что-то сделать прямо сейчас/завтра/на неделе/потом?
3. Есть ли в вашем списке на сегодня задачи, которые менялись больше суток назад?
Переформулируйте их.
4. Какие задачи вам надо будет выполнить завтра? Внесите их в список
Список вопросов к еженедельному обзору
1. Все ли задачи в списке задач все еще надо сделать?
2. Посмотрите ваш список активных проектов. Есть ли задачи, которые вы забыли внести в список?
3. Все ли проекты в вашем списке проектов все еще активны?
4. Посмотрите задачи, завершенные на этой неделе. Надо ли (можно ли) еще что-то сделать?
5. Запланировали ли вы те задачи, которые вам обязательно нужно выполнить на следующей неделе?
6. Посмотрите календарь на неделю/две вперед. Надо ли что-то сделать в связи с этим?
Если, несмотря на все планирование, вы чувствуете, что застряли - голова кружится от обилия дел, или вы не можете справиться с конкретной задачей, проведите спонтанный обзор.
Проглядывая задачи из вашего списка, задайте себе вопросы:
1. А это точно мне все еще надо сделать?
2. А мне ли? Можно часть сделать самому, а другую часть попросить сделать кого-то еще?
3. Было ли сегодня что-то такое, что помогло бы мне с этой задачей? Хоть чуточку?
4. А мог бы я из этой задачи извлечь еще какую-то пользу?
5. Возможно ли это дело выполнить каким-нибудь очень простым способом?
6. А что можно было бы сделать такого, после чего эту задачу можно было бы не делать вообще?
Вспомните принцип планирования по Эйзенхауэру: важные задачи – как срочные, так и менее срочные – желательно делать самостоятельно, менее важные можно делегировать коллегам/подчиненным/отдать на аутсорс.
Как все эти советы работают в реальной жизни?
История первая: фриланс и CRM
Первая история о потерянном времени – личная. Я занимаюсь фрилансом уже полтора года, а до этого работала в офисе. Первое время после выхода в свободное плавание не знала ни праздников, ни выходных. Задачи сыпались на голову сплошным потоком, я всем говорила «да» в страхе потерять заработок, держала в уме все дедлайны и постепенно слетала с катушек.
Когда на мысли обо всех задачах, которые надо выполнить, стали занимать чуть ли не больше времени, чем само их выполнение, я задумалась о структуре.
В первую очередь составила список заказчиков, разделила всю работу с каждым клиентом на проекты (написание одной статьи – это отдельный проект). Потом расписала проекты на задачи, например:
- написать статью
- согласовать комментарии
- отправить редактору
Каждой задаче присвоила дедлайн. Сложность работы фрилансера в том, что дедлайны он зачастую назначает себе сам – а если сам назначил, то можно и нарушить. Зафиксированный дедлайн уже воспринимается более серьезно. Еще лучше – не просто записать дедлайн, а сообщить его заказчику.
Кстати, это относится не только к фрилансерам: если вы работаете в компании, и начальник дал вам задание, спросите о сроках. Не удовлетворяйтесь ответом «как можно быстрее» или «да как сделаешь» - назначайте дедлайн сами. Сроки дисциплирнируют.
Я пыталась использовать для планирования Google Calendar, но для меня это не сработало – я просто не обращала на него внимания. В итоге решила завести CRM.
В«Битрикс24» я вношу не только конкретные задачи к исполнению, но и информацию о переговорах, потенциальных проектах и клиентах. Это помогает освободить голову - очень часто мысли о задачах, которых еще нет, мешают сосредоточиться на текущих. В CRM я могу посмотреть, кому, когда и что я обещала (поговорить, написать письмо, напомнить о себе). А главное, это помогает решить философский вопрос «зачем все это?» - выполненные проекты переходят в раздел сделок. Можно оценить финансовый результат и, возможно, отказаться от задач, которые долго висят и не приносят прибыли.
Конечно, такой подход нужен не всем – если вы работаете в одной компании и получаете фиксированный оклад, лучше пользоваться другими средствами для планирования задач. Например, Trello, если работа связана с взаимодействием с другими людьми. Многим же хватает обычной таблицы в Excel или списка в Evernote.
Независимо от того, работаете вы в офисе или на себя, не забудьте запланировать время на отдых. Рабочие задачи никогда не заканчиваются. При планировании на неделю учитывайте, что суббота и воскресенье – это, вообще-то, выходные. С тех пор, как я стала отдыхать в законные выходные, рабочие задачи на неделе решаются быстрее и эффективнее. Кроме того, в выходные и вечером в будни можно (нужно) успевать решать личные дела, чтобы они не отвлекали от работы в рабочее время.
История вторая: два бизнеса и дети
Таисия Кудашкина – мать двоих детей, разведена, управляет двумя бизнесами – ресурсом по интернет-маркетингу для предпринимателей Websarafan и сервисом отзывов Tulp.ru. Таисия – одна из самых организованных людей, которых я знаю. Таисия поделиласьнекоторыми принципами своего тайм-менеджмента. Я не знаю, как она делает это – но вы попробуйте, может, получится!
Основные принципы рационального планирования от Таисии:
- Писать утренние страницы. Вы просыпаетесь с утра и первым делом начинаете писать. Вы еще даже не проснулись. Есть такое состояние, когда вы только-только открыли глаза, состояние полудремы, когда вы еще не до конца погрузились в реальность, находитесь на грани между сознательным и бессознательным. В таком состоянии проще вытащить подсознательные мысли наружу, отделить важное от несущественного. После двух-трех недель этих утренних страниц у вас начинает проясняться голова. Вам легче писать, плюс, вы начинаете отслеживать, что вы там пишите чаще всего.
- Утро начать с самой важной задачи, которую 100% нужно сделать сегодня
- Не накапливать входящие в почтовом ящике
- Дозировать время, проведенное в соцсетях, даже если они нужны для работы
- Планировать не только рабочие задачи, но личные, бытовые задачи, новые привычки
- Все, что не приносит дополнительной ценности, отдавать на аутсорс
Быть или не быть
Планирование задач сродни походу к врачу - многие не решаются на этот шаг, пока не заболит. Боль - это решать постоянно всплывающие срочные задачи, работать в режиме вечных приближающихся дедлайнов. Если из-за того, что нет четкой структуры и приоритетов, вам кажется, что задач еще больше, чем на самом деле, если вы совсем ничего не успеваете и ощущаете, что результатов нет - это значит, что плыть по течению больше не эффективно, и пора заняться планированием.
Текст: Дарья Шипачева
Изображение: cine-asie, Flickr.com, CC BY-NC-ND 2.0
В связи с этим вокруг таск-менеджмента появилось много методологий, советов, тренеров по личной эффективности, программ и приложений. Мы собрали самые интересные, на наш взгляд, способы структурировать задачи, а также истории людей, которые сумели победить хаос в работе, в жизни и в голове.
Советы для начинающих
Допустим, самое большое ваше достижение в планировании задач - список дел в блокноте и задачи на стикерах, расклеенные по всему монитору. Скорее всего, вы составили список дел неделю назад и постоянно забываете добавить в него новые задачи (хотя вычеркиваете выполненные дела, ведь это самое приятное в планировании). Стикеры давно выпали из поля зрения или висят немым укором.
С чего начать новую жизнь?
Уж точно не с понедельника (если только сегодня не понедельник). Начните прямо сейчас. Поставьте себе первую задачу – составление списка задач на день и на ближайшую неделю. Выделите на это дело полчаса, и пусть весь мир подождет.
Если вы считаете, что у вас сейчас нет получаса, чтобы составить план действий, вспомните, сколько вы тратите на прокрастинацию, собирая в кучу мысли и пытаясь лавировать в хаосе из задач.
Мы предлагаем для начала выписать все задачи в столбик и для каждой определить срочность и важность. Такой принцип в свое время исповедовал американский генерал Дуайт Эйзенхауэр для быстрого принятия решений. Он предлагал делить все задачи на 4 категории и выполнять в порядке очередности:
- Самые срочные и важные дела
- Срочные, но менее важные дела
- Важные, но не срочные дела
- Не важные и не срочные дела
Срочные дела записываем в план на сегодня в порядке убывания важности. Как определить важность задачи? Нужно оценить влияние этой задачи на общий (финансовый) результат – лично ваш или компании. Понять, повлияет ли ваша прокрастинация по этой задаче на других людей и их рабочий процесс. И, наконец, решить, насколько «незавершенный гештальт» по данной задаче будет мешать вам делать другие дела.
Менее срочные и менее важные дела расписываем на неделю. Не стоит забывать о том, что бывают задачи важные, но не срочные, которые постоянно откладываются, и в один прекрасный день превращаются в невыполнимый дедлайн. Запланируйте выполнение таких дел заранее, даже если вам кажется, что это не обязательно.
Оставьте в вашем недельном расписании место и время для внезапно возникающих срочных и важных дел. Если появляется свободное время, выполняйте не срочные и наименее важные задачи.
А теперь съешьте лягушку!
Как сказал когда-то Марк Твен, «если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». Ведь худшее уже позади. Не поддавайтесь искушению с утра начать с простенькой задачки «для раскачки» - беритесь сразу за «лягушку», то есть самое сложное и самое важное дело.
Главное правило «поедания лягушек»: если у вас есть несколько важных задач, беритесь сразу за самую неприятную. Этот и другие принципы эффективности рассказывает специалист по тайм-менеджменту Брайан Трейси в своей книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».
«Вы сами завалили себя с головой, потому что не делаете различия между существенными и второстепенными делами, хуже того - медлите браться именно за то, что имеет принципиальное значение. Вас всякий раз останавливает первый шаг: научитесь пересиливать себя - и жизнь изменится», - говорит Брайан Трейси в аннотации к своей книге.
Держите руку на пульсе
Недостаточно просто один раз в неделю сесть и составить план действий. Если задач много, постоянно появляются новые, вам потребуется ежедневный и еженедельный обзор. Ежедневный обзор лучше проводить вечером, планируя дела на следующий рабочий день, еженедельный - в конце недели.
Консультант по личной эффективности, бывший руководитель отдела разработки IT-департамента «Лаборатории Касперского» Максим Дорофеев предлагает задавать себе ряд вопросов во время каждого обзора.
Список вопросов к ежедневному обзору
1. Посмотрите задачи, выполненные сегодня. Не забыли ли вы внести в список следующие шаги?
2. Посмотрите запланированные на сегодня, но не выполненные задачи. Надо ли вам в связи с этим что-то сделать прямо сейчас/завтра/на неделе/потом?
3. Есть ли в вашем списке на сегодня задачи, которые менялись больше суток назад?
Переформулируйте их.
4. Какие задачи вам надо будет выполнить завтра? Внесите их в список
Список вопросов к еженедельному обзору
1. Все ли задачи в списке задач все еще надо сделать?
2. Посмотрите ваш список активных проектов. Есть ли задачи, которые вы забыли внести в список?
3. Все ли проекты в вашем списке проектов все еще активны?
4. Посмотрите задачи, завершенные на этой неделе. Надо ли (можно ли) еще что-то сделать?
5. Запланировали ли вы те задачи, которые вам обязательно нужно выполнить на следующей неделе?
6. Посмотрите календарь на неделю/две вперед. Надо ли что-то сделать в связи с этим?
Если, несмотря на все планирование, вы чувствуете, что застряли - голова кружится от обилия дел, или вы не можете справиться с конкретной задачей, проведите спонтанный обзор.
Проглядывая задачи из вашего списка, задайте себе вопросы:
1. А это точно мне все еще надо сделать?
2. А мне ли? Можно часть сделать самому, а другую часть попросить сделать кого-то еще?
3. Было ли сегодня что-то такое, что помогло бы мне с этой задачей? Хоть чуточку?
4. А мог бы я из этой задачи извлечь еще какую-то пользу?
5. Возможно ли это дело выполнить каким-нибудь очень простым способом?
6. А что можно было бы сделать такого, после чего эту задачу можно было бы не делать вообще?
Вспомните принцип планирования по Эйзенхауэру: важные задачи – как срочные, так и менее срочные – желательно делать самостоятельно, менее важные можно делегировать коллегам/подчиненным/отдать на аутсорс.
Как все эти советы работают в реальной жизни?
История первая: фриланс и CRM
Первая история о потерянном времени – личная. Я занимаюсь фрилансом уже полтора года, а до этого работала в офисе. Первое время после выхода в свободное плавание не знала ни праздников, ни выходных. Задачи сыпались на голову сплошным потоком, я всем говорила «да» в страхе потерять заработок, держала в уме все дедлайны и постепенно слетала с катушек.
Когда на мысли обо всех задачах, которые надо выполнить, стали занимать чуть ли не больше времени, чем само их выполнение, я задумалась о структуре.
В первую очередь составила список заказчиков, разделила всю работу с каждым клиентом на проекты (написание одной статьи – это отдельный проект). Потом расписала проекты на задачи, например:
- написать статью
- согласовать комментарии
- отправить редактору
Каждой задаче присвоила дедлайн. Сложность работы фрилансера в том, что дедлайны он зачастую назначает себе сам – а если сам назначил, то можно и нарушить. Зафиксированный дедлайн уже воспринимается более серьезно. Еще лучше – не просто записать дедлайн, а сообщить его заказчику.
Кстати, это относится не только к фрилансерам: если вы работаете в компании, и начальник дал вам задание, спросите о сроках. Не удовлетворяйтесь ответом «как можно быстрее» или «да как сделаешь» - назначайте дедлайн сами. Сроки дисциплирнируют.
Я пыталась использовать для планирования Google Calendar, но для меня это не сработало – я просто не обращала на него внимания. В итоге решила завести CRM.
В«Битрикс24» я вношу не только конкретные задачи к исполнению, но и информацию о переговорах, потенциальных проектах и клиентах. Это помогает освободить голову - очень часто мысли о задачах, которых еще нет, мешают сосредоточиться на текущих. В CRM я могу посмотреть, кому, когда и что я обещала (поговорить, написать письмо, напомнить о себе). А главное, это помогает решить философский вопрос «зачем все это?» - выполненные проекты переходят в раздел сделок. Можно оценить финансовый результат и, возможно, отказаться от задач, которые долго висят и не приносят прибыли.
Конечно, такой подход нужен не всем – если вы работаете в одной компании и получаете фиксированный оклад, лучше пользоваться другими средствами для планирования задач. Например, Trello, если работа связана с взаимодействием с другими людьми. Многим же хватает обычной таблицы в Excel или списка в Evernote.
Независимо от того, работаете вы в офисе или на себя, не забудьте запланировать время на отдых. Рабочие задачи никогда не заканчиваются. При планировании на неделю учитывайте, что суббота и воскресенье – это, вообще-то, выходные. С тех пор, как я стала отдыхать в законные выходные, рабочие задачи на неделе решаются быстрее и эффективнее. Кроме того, в выходные и вечером в будни можно (нужно) успевать решать личные дела, чтобы они не отвлекали от работы в рабочее время.
История вторая: два бизнеса и дети
Таисия Кудашкина – мать двоих детей, разведена, управляет двумя бизнесами – ресурсом по интернет-маркетингу для предпринимателей Websarafan и сервисом отзывов Tulp.ru. Таисия – одна из самых организованных людей, которых я знаю. Таисия поделиласьнекоторыми принципами своего тайм-менеджмента. Я не знаю, как она делает это – но вы попробуйте, может, получится!
Основные принципы рационального планирования от Таисии:
- Писать утренние страницы. Вы просыпаетесь с утра и первым делом начинаете писать. Вы еще даже не проснулись. Есть такое состояние, когда вы только-только открыли глаза, состояние полудремы, когда вы еще не до конца погрузились в реальность, находитесь на грани между сознательным и бессознательным. В таком состоянии проще вытащить подсознательные мысли наружу, отделить важное от несущественного. После двух-трех недель этих утренних страниц у вас начинает проясняться голова. Вам легче писать, плюс, вы начинаете отслеживать, что вы там пишите чаще всего.
- Утро начать с самой важной задачи, которую 100% нужно сделать сегодня
- Не накапливать входящие в почтовом ящике
- Дозировать время, проведенное в соцсетях, даже если они нужны для работы
- Планировать не только рабочие задачи, но личные, бытовые задачи, новые привычки
- Все, что не приносит дополнительной ценности, отдавать на аутсорс
Быть или не быть
Планирование задач сродни походу к врачу - многие не решаются на этот шаг, пока не заболит. Боль - это решать постоянно всплывающие срочные задачи, работать в режиме вечных приближающихся дедлайнов. Если из-за того, что нет четкой структуры и приоритетов, вам кажется, что задач еще больше, чем на самом деле, если вы совсем ничего не успеваете и ощущаете, что результатов нет - это значит, что плыть по течению больше не эффективно, и пора заняться планированием.
Текст: Дарья Шипачева
Изображение: cine-asie, Flickr.com, CC BY-NC-ND 2.0
Test Партнерский статус
qwfqwfqwfqwf WWW
Дизайн и разработка
интернет-проектов и сервисов,
интернет-маркетинг
Нет комментариев
05.10.2016
18:26
Спасибо! Ценно =)
Предыдущие комментарии
для добавления комментариев необходимо авторизоваться
