База знаний в Битрикс24

База знаний – один из важных инструментов, которые позволяют собрать все важные сведения, используемые в компании. Создание обусловлено тем, что хранить большие объемы информации у конкретных сотрудников – неудобно. К ним нужно будет постоянно обращаться, отвлекать от текущих задач. Намного удобнее использовать централизованный источник, к которому могут обращаться все сотрудники.

Описание инструмента

Среди особенностей инструмента – его можно создать всего в один клик. Предусмотрен
специальный шаблон, по которому происходит заполнение. Разработчики позаботились о том,
чтобы каждый пользователь мог оформлять статьи при помощи блоков-кубиков. В них также можно добавлять важные фотографии и видеофайлы.


Также предусмотрена возможность делить все представленные сведения на категории.

Инструмент подвергается тонкой кастомизации. По своему желанию ответственный за это сотрудник может выбрать нужный вариант оформления, цвета, стили, расположение меню. Это помогает персонофицировать вашу базу. А с учетом того, что инструмент База знаний реализован на технологии Сайты24, можно установить и использовать готовые шаблоны из Маркетплейс Битрикс24, взамен стандартных.


При правильном заполнении и регулярном обновлении, База станет хорошим подспорьем при адаптации новичков, быстром введении в курс дела по текущему проекту переведенных на него сотрудников.

Права на доступ и редактирование легко распределяются внутри компании, ими можно
управлять. Рассмотрим главные особенности подробнее.

База знаний компании

За время работы компании, у нее накапливается многого сведений, к которым нужно часто обращаться. К ним относятся различные правила распорядка, инструкции, регламенты. Этим данным часто не придают нужного внимания, но они могут быть важными, как для новичков, так и для давних сотрудников. Простой пример – с  использованием базы знаний работникам не придется искать кого-то, кто мог бы рассказать, как работает определенный тип офисной техники.

Схема использования инструментария очень проста. Нужно из главного меню выбрать раздел «База знаний», а потом выбрать шаблон, цвет и другие параметры. После этого можно создавать страницы и приступать к их активному наполнению.


Все сотрудники компании получают доступ к Базе знаний по умолчанию. Но права доступа также можно настроить в несколько кликов.

Иногда компании нужно создавать несколько баз знаний. В таком случае, количество доступных единиц будет зависеть от выбранного вами тарифного плана:

• Проект – 1;
• Старт+, CRM+ и Задачи+ – 3;
• Команда – 5;
• Компания – неограниченно.

База знаний в группах

Чтобы контролировать налаженный в СRМ обмен файлами по конкретному проекту, также можно использовать отдельные базы. Это позволяет упростить делегирование прав на просмотр и изменение сведений, ограничить к ним несанкционированный доступ со стороны других сотрудников компании.

Так удается хранить различные сведения – от нормативов и планов, до важной документации. Вы сможете быстро создать и активировать базу при создании отдельного проекта. Принцип работы такой же, как и в случае с компанией – остается только подобрать цвет, стили и остальные параметры.

Ограничения по тарифам аналогичные тем, которые уже были перечислены выше.

Заключение

Использование Баз данных позволяет получить сразу несколько важных преимуществ:

• Все важные сведения о компании будут собраны в одном удобном месте.
• Можно организовать доступ к данным для ограниченной группы ответственных сотрудников.
• Сведения можно максимально персонифицировать, подобрать нужные цвета, вставить ролики и фотографии.
• С изменением информации и созданием новых страниц справится любой человек – для этого не нужно долгого обучения и других серьезных мер.

Сбор информации поможет сделать работу компании намного более удобной и эффективной.
Попробуйте создать первую базу прямо сейчас и со временем, вы убедитесь в ее эффективности.