Каждая компания сталкивалась с тем, что надо по сто раз переделывать и править документы: акты, накладные, счета на оплату и т.д. Поэтому такая работа всегда ассоциируется с чем-то неприятным. Не говоря уже о том, что надо учитывать специфику официальных бумаг для партнеров и клиентов в других странах.

Битрикс24 поможет упростить работу и в этом направлении деятельности компании. Команда Б24 придумала такой инструмент, как шаблоны документов.

Заполняйте и отправляйте документы всего за пару щелчков мышки!

Как работать с документами?

Кнопка «Документ» есть в карточке лида, сделки, контакта и компании.

Вам нужно просто кликнуть на эту кнопку и выбрать интересующий вас шаблон. Битрикс24 сам создаст документ и впишет в него всю необходимую информацию.  

Представим, что мы туристическое агентство, которое выступает организатором путешествий в Сенегал.

Менеджерам поступила заявка на поездку, которая перешла в сделку. Настало время выслать счет на оплату тура.

Пара кликов и открылся полноценный счет.

Битрикс24 автоматически внес необходимую информацию о поставщике, покупателе и даже вписал перечень услуг.

Данные поставщика – это реквизиты вашей организации.

Теперь можно перевести счет на бумагу или отправить клиенту в электронном виде.

Документ доступен для скачивания в форматах «docx» и «pdf».

Если хотите, чтобы в счете присутствовала печать и подпись, то поставьте пометку рядом с графой «С подписями и печатью».

Как прикрепить к шаблону подписи и печать компании?

Отправить документ еще можно с помощью генерации ссылки. Нужно только нажать клавишу «Публичная ссылка».

Помимо этого есть возможность отправить ссылку на файл в смс-сообщении. Для этого в графе «Отправить» выберите соответствующий способ.

Редактирование документа

Содержимое документа можно легко изменить, нажав «Редактировать документ».

Появится окно, где можно написать номер документа, реквизиты и сумму сделки.

Если со стороны клиента указано несколько вариантов реквизитов, то можно выбрать необходимый для этой сделки.

Реквизиты своей организации выбираются таким же способом.

Редактирование шаблона

Битрикс24 создает документы на базе шаблонов.

Если возникнет необходимость, то можно менять настройки и структуру шаблона.

Нужно лишь нажать «Редактировать шаблон».